会社が業務改善をする際の具体例に、ペーパーレス化がよくあげられますよね。
紙ってかさばりますからね。保管も大変。無くしたらおおごとです。
まずは、よく考えてみてください！
本当に必要な書類ですか？
紙を無くしただけで業務改善になりますか？
本当のペーパーレス化とは？
書類の山を横目に「うちの会社も業務改善をしないといかん・・・」と考えて、このページを訪れたあなたへ。
会社の業務改善が必要な具体例その１は、勘違いしがちなペーパーレス化についてお話ししていきます。
目次
本当のペーパーレス化とは？
会社が業務改善をする具体例によく出てくる、ペーパーレス化。
ペーパーレスなんて簡単！紙なくせばいいんだよね？
と、考えがち。
間違ってはいません。資源は大切です。紙を無駄に使わなければ、経費の削減になります。
そうです。問題はここ！
見積書や納品書、請求書のように本当に必要な書類はなくすことはできません。不要な書類業務をやめる、もしくは簡単にして業務を軽くする事です。
不要な書類の具体例として
- 毎日提出する社内向けの報告書。
- 総務や経理から提出しろと怒られる、謎の書類の数々。
などなど。
もちろん業務にもよります。すべに当てはまる訳ではありませんが、考えるとたくさん出てくるのではないでしょうか。
ではなぜ無駄な書類が存在するのでしょう。なぜ無駄な書類がなくならないのでしょうか。
会社で業務改善を行う方法は、まず「本当にその書類が必要かどうか」考えるところからスタートです。
さらに具体例をあげると
例）会社で必要な備品を購入する場合
- 営業に使うペンがなくなった
- アシスタントに「ペンが何本か欲しい」と伝える
- アシスタントが書類を作成し、発注担当に渡す
- 発注担当が上司に書類の承認印をもらう
- 書類が発注担当の手元に戻ってくる
- 発注担当が発注書を作成する
- 注文する
- 注文したペンが数日後に届く
- 発注担当が発注書と照らし合わせ検品
- 購入希望者を確認
- 希望者である営業にペンを渡す
信じられないことですが、こんなことが本当に存在します。たった一本のペンを購入するために書類を何枚も作成し、何人もの人が関わります。
これでは、営業ついでに文房具屋でペンを買った方が早いです。
世の中には書類が大好きな人が存在し、記入するのに時間がかかると苦情を出すと新しいバージョンの書類が作り出されます。
日本の昔から続く、古いしきたりのようなものでしょうか。まさにエンドレス。
あなたの会社は、どうでしょう。
無理に紙を削減しても、仕事量が増えてしまうこともあります。それは経費削減や環境保護に役立っても、業務改善にはならないのです。
ペーパーレス化は業務改善になっているか
ペーパーレス化は、本当に会社の業務改善となるのでしょうか。
「我が社は今日からペーパーレス化を行うことにするぞ！」と意気揚々に宣言する社長。
この書類はやめてエクセルで管理！
この書類はスキャンしてデータで管理！
これでは書類をなくすために、残業決定です。ペーパーレス化をしても、業務改善にむすびつきません。
業務改善とは、ただ「紙をなくす」と言うことではありません。
重要なのは紙をなくすのではなく「業務を減らす」ということです。
業務改善になっていないペーパーレス化の具体例
「今まで書類を制作し印刷していた業務を、メールでやりとりすることにした。」とよく聞きます。これだけで、紙なくしたぞー！ペーパーレス化したぞー！と言っている場合がとても多いです。
でも実は紙がなくなっただけで、業務改善になっていないペーパーレス化のよくある例です。
紙を使わずにメールで連絡する事によってミスが多くなるようであれば、無駄な時間を費やすことにもなります。
印刷が必要なことも、忘れてはいけません。
エクセルに頼りすぎる業務改善の具体例
業務改善のためのペーパーレス化で一番よく聞く「なんでもかんでもエクセルで管理する」と言う流れ。
エクセルで管理すれば、紙がなくなるのだから良いのではないか、というのは大きな間違いです。
よくある具体例です。
例）経費精算を書類からエクセルに変更した
- 営業がエクセルを開いて、交通費・文房具など購入品の内訳を入力
- 入力したエクセルをメールに添付して上司へメール
- 上司は承認して経理へメール
- 経理はエクセルファイルの内容を経理ソフトへ入力
- 経理から営業へ支払い
一見すると書類がなくなりエクセルで管理する事によって、業務改善になっているように思われるよくある会社の光景。
でもよく考えてみてください！
もしあなたの会社で経費精算することが多いなら、経理へ送られてくるエクセルファイルの量もかなり多くなるでしょう。間違いをなくすために、経理担当者は印刷することがあるかもしれません。
よく考えると営業がエクセルに入力した同じ内容を、経理ソフトにまた入力。さらに送られてきたエクセルファイルを営業と上司、経理で同じファイルを共有フォルダに保存している可能性もあります。
同じ入力をしたり、同じものを保存したり。これはエクセル管理の多い会社によくある、無駄な業務が減っていない具体的な例です。
エクセルで管理する業務を増やしても、実は業務改善になっていないことがとても多い。
それではどうすれば良いのでしょう。
業務改善に必要なのはシステム化
会社の業務改善でよくあるペーパーレス化の具体例を、いくつかだしてみました。では業務改善になるペーパーレス化とは、どうすれば良いでしょうか。
例えば経費精算を、システム化をしたとします。
システムを導入する事によって、経費精算の入力を申請する一人だけで済んだらどうなるでしょう。
経費精算のたびに書類に記入し、回覧していた業務はなくなりペーパーレス化。書類をファイリングする業務もなくなります。
会計ソフトと連携することができれば、経理が同じ内容を入力する業務もありません。ミスも防ぐことができるでしょう。
そしてペーパーレス化だけでなく、5人でやっていた業務が3人に削減となる可能性だってあります。
システムを導入することによって会社の出費があったとしても、得られる効果が大きければそれを超える経費削減となり大きな業務改善となるのです。
技術の進歩ってすごいですね！
もし「うちの会社の規模には必要ないんじゃないか・・・」「システム導入ってたかいよね・・・？」と考えていたら、まずは専門家に問い合わせてみましょう。
どんなことが可能なのか、費用はどのくらいなのか、あなたの会社と予算にあった業務改善の方法を教えてくれます。
あなたの会社は業務改善が必要か
あなたの会社は業務改善が必要でしょうか。いくつか具体例をかあげてきましたが、思いあたることはありましたか？
業務を改善を考えた時ペーパーレス化が確かにいちばん始めやすいですが、まずは書類をなくしたことによって「業務が楽になるかどうか」を考えながら進めてみてください。
ペーパーレス化とは文字通り紙の書類をなくすことですが、「印刷しない」という意味ではない事を覚えておきましょう。
しかしまだまだ業務日報やタイムカードなど、昔ながらの紙を使う習慣っていっぱい残っています！
出勤退勤のタイムカード。
見積書や注文書の控え。
毎日書く業務日報。
出退勤はタイムカードを使う必要は全くなく、今はICカードで管理が可能です。控えもデータで保存できるのに、見直すことがほとんどない紙をファイルする習慣もなかなか消えません。
営業日報ものちのちの仕事のために記録するものなのに、毎日の日記のようになっている事が多いです。
もしあなたの会社にも同じような事が存在するようであれば、ぜひ見直してみてください。今は思っている以上に技術は進歩し、便利になっています。
最後に
会社の業務改善の具体例として、誤解されがちなペーパーレス化のお話をしました。
毎日の業務で気づかない事も専門家の正しい判断でシステム化すると、考えている以上の大きな業務改善に繋がり業績が上がる可能性があります。
まずはお気軽に、あなたのお悩みをお聞かせください！
業務改善のスペシャリストが、あなたのお悩みを一緒に解決いたします。
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ぜひ正しい業務改善とペーパーレス化を理解して、あなたの会社に役立ててください！
